Tipps für effektivere Meetings (Teil 2)

Wie sollte das Meeting ablaufen?

Wenn Ihre Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie mit dem Meeting starten. Dabei sollten Sie nicht unbedingt auf Pünktlichkeit achten, denn sinnvoll ist es erst dann zu beginnen, wenn alle Teilnehmer anwesend sind. Bei jedem Meeting müssen Sie spätestens unmittelbar vor Beginn einen Protokollführer bestimmen. Es empfiehlt sich, dies ebenfalls im Rahmen der Vorbereitung zu erledigen, da Sie nicht bei Meeting-Beginn für unbeliebte Überraschung sorgen möchten. Nach anfänglichen Small Talk gehen Sie nun zum Hauptthema über. Dabei ist es wichtig, dass das Gesprächsziel einmal deutlich benannt wird, damit jeder Mitarbeiter weiß, worum es geht. Hierfür werden die Medien genutzt, die im Vorfeld vorbereitet wurden. Im Anschluss folgen die vorbereiteten Fragen oder es wird ein Brainstorming durchgeführt. Im weiteren Verlauf des Meetings sind Sie in einer meist offenen Diskussionsrunde involviert. Hierbei gilt es nun insbesondere für den Gesprächsführer das Meeting in die richtige Richtung zu lenken. Nachdem alle notwendigen Informationen zusammengetragen wurden, nähern sie sich dem Erreichen des Ziels. Das Ziel steht im engen Zusammenhang mit den weiteren Vorgehensweisen, die Sie am Ende eines Meetings besprechen. Die abschließende Frage sollte stets lauten, ob jeder alles verstanden hat. Zum Schluss einer jeden Gesprächsrunde müssen Sie dafür sorgen, dass es keine Unklarheiten mehr gibt.

Welche Fehler sollten vermieden werden?

Jedes Meeting weist die Gefahr eines hohen Fehlerpotentials auf. Ein zu langes Meeting mit zu vielen Teilnehmern sind nur zwei der bekanntesten Fehler. Insbesondere die bereits angesprochene Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Angestellten darf nicht zu angespannt sein. Wenn Sie beispielsweise in einem Meeting ein Brainstorming durchführen, können Sie leicht ins Fettnäpfchen treten. Denn jeder Vorschlag, der vom Vorgesetzten als „Blödsinn“ oder „Quatsch” betitelt wird, sorgt für Zurückhaltung und dezimiert das Ideenpotential. Sie sollten sich dessen stets bewusst sein, dass bei einem Brainstorming alle vorhandenen Ideen zusammengetragen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese anfangs sinnvoll erscheinen oder nicht. Das Aussortieren folgt im Nachhinein. Ein weiteres Problem bei Meetings sind zwischenmenschliche Beziehungen. Sowohl Präferenzen als auch Differenzen können subjektiv verzerrend sein. Ohne es bewusst wahrzunehmen, neigen Sie dazu, sympathischen Personen zuzustimmen und unsympathischen Person zu widersprechen. Der Gesprächsführer sollte also stets auf einen objektiven Gesprächsverlauf achten.

Wie kann ich die Beteiligung einzelner Mitarbeiter fördern?

Mit Sicherheit haben auch Sie Mitarbeiter in Ihrer Firma, die sehr zurückhaltend sind. Mit Sätzen von Vorgesetzten wie: „Jetzt sagen Sie doch auch mal was!” oder „Warum sind Sie die ganze Zeit so leise?” ändert sich daran meistens nichts. Häufig zählen genau diese Mitarbeiter zu den fachlich begabtesten. Leider kommen sie nur viel zu selten aus sich heraus. Sitzen diese Mitarbeiter in Meetings, sagen sie meistens kein Wort und werden ggf. infolgedessen auch nicht mehr eingeladen. Somit geht Ihrer Firma wieder wertvolles Potenzial verloren. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, die Interessen dieser Mitarbeiter zu kennen. Jeder Mensch hat eine Leidenschaft bzw. ein Hobby, wofür er brennt. Diese Themen sind die Dosenöffner für exakt solche zurückhaltenden Leute. Der richtige Weg, um die Schweigsamen zum Reden zu bringen, lautet also erneut: Small Talk. Sind erst mal ein, zwei Sätze über die Lieblingsthemen gefallen, fließen auch die Worte über Sachthemen bei Weitem besser. Wie bereits in den Fehlern zuvor beschrieben, haben viele Mitarbeiter auch einfach nur Angst, das Falsche zu sagen. Sie müssen sich in Ihrer Firma also darum kümmern, dass kein Mitarbeiter so ein Mindset mit sich trägt. Geben Sie Ihren Mitarbeitern zu verstehen, dass es nur falsch ist, etwas nicht zu sagen. Bekannte Maßnahmen zur Stärkung des Team-Gefühls (z. B. Weihnachtsfeier oder Firmenausflüge) tragen zur verbesserten Ausdrucksstärke ebenfalls bei.

Fazit – wann ist ein Meeting erfolgreich?

Jedes Meeting kann nur so effektiv sein wie die Mitarbeiter selbst. Nur ein Mitarbeiter, der sich wohlfühlt, kann auch auf Dauer gute Arbeit leisten. Dasselbe gilt auch für Meetings, wenn Sie möchten, dass sie keine Zeitverschwendung werden sollen. Grundsätzlich liegt der Schlüssel für erfolgreiche Meetings in Ihrer Unternehmenskultur. Die Wertschätzung eines Mitarbeiters ist die wichtigste Voraussetzung am Gesprächstisch oder bei einer Online-Konferenz. Ein erfolgreiches Meeting beginnt bei der Vorbereitung. Die Auswahl und die Anzahl der Teilnehmer sowie Gesprächsort und -dauer sind dabei entscheidend. Das Formulieren eines „smarten” Gesprächsziels ist ebenfalls Bestandteil der Vorbereitung. Mit Beginn des Meetings ist die Rollenverteilung hinsichtlich des Gesprächs- und Protokollführers von großer Bedeutung. Der Gesprächsführer muss sowohl Small Talk zulassen können als auch die Zielführung des Gesprächs stets gewährleisten. Ein gutes Meeting mit exzellenter Kommunikation erkennen Sie daran, dass jeder Teilnehmer mit ausreichender Gesprächsdauer zu Wort gekommen ist. Darüber hinaus ist es erfolgreich, wenn das zuvor definierte Ziel messbar erreicht wurde. Wenn jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, nachdem das Gespräch beendet ist, können Sie von einem gelungenen Meeting sprechen.