Digital bewerben: Video-Onboarding

Was ist Onboarding?

Beim Onboarding geht es um die Einführung neuer Mitarbeiter in ihren künftigen Aufgabenbereich. Die Bezeichnung ist treffend, da man den Mitarbeiter mithilfe eines gezielten Prozesses „mit an Bord nimmt“, quasi „mit ins Boot holt“. Und ihm genau dieses Gefühl zu vermitteln, ist Aufgabe des Onboarding-Prozesses. Der neue Mitarbeiter soll sich frühzeitig mit dem Unternehmen identifizieren und sich in seiner neuen Arbeitsumgebung gut aufgehoben fühlen – was die beste Basis für ein effizientes Arbeiten und eine hohe Produktivität bietet.

Das Onboarding beginnt bereits vor der eigentlichen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und ist danach noch lange nicht beendet. Ein strukturierter und genau definierter Onboarding-Prozess legt also den Grundstein für eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit in Unternehmen.

Funktioniert das auch über eine Videokonferenz?

Gerade in Zeiten, die eine kontaktlose Personaleinstellung erfordern, ist die Unterstützung durch Video-Tools nicht mehr wegzudenken. Sie kommen nicht mehr nur bei Meetings und Konferenzen zum Einsatz, sondern haben das Potenzial, jegliche Art der persönlichen Kommunikation zu ersetzen. Nutzen Sie diese Möglichkeiten auch bei der Einstellung von neuem Personal. Durch Sammel-Onboarding-Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmern lassen sich Prozesse sogar optimieren, indem Zeit gespart und ein einheitlicher Ablauf gewährleistet wird. Denn das Arbeiten im Homeoffice samt wöchentlicher Videokonferenzen gehört mittlerweile bei vielen Unternehmen einfach dazu und wird uns auch in Zukunft verstärkt begleiten.

Welche Vorteile bieten videobasierte Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse?

Egal, ob Sie neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen oder Bewerber für einen Promotionjob casten – Sie und auch die potenziellen Mitarbeiter profitieren von zahlreichen Vorteilen.

Ein videobasiertes Vorstellungsgespräch

Im Rahmen der Videobewerbung lässt sich ein Vorstellungsgespräch ganz einfach über die gängigen Video-Tools organisieren. Das entlastet außerdem die HR-Mitarbeiter, da der gesamte Ablauf deutlich verschlankt wird, was wiederum Zeit und Kapazitäten spart. Je standardisierter ein Ablauf ist, desto effizienter ist dieser für ein Unternehmen. Obwohl der Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter dennoch komplex ist und bleibt, lässt sich hier vieles vereinfachen: Durch ein professionelles Begrüßungsvideo etwa erhält der Mitarbeiter einen ersten, positiven Eindruck von seinem neuen Arbeitgeber. Er lernt Vorgesetzte und das Team des Unternehmens bereits im Vorfeld kennen, indem sich alle in einer kurzen Videosequenz persönlich vorstellen. Vorteil: Es muss kein aufwändiger Rundgang durch die Firma organisiert werden.

Dadurch kennt der Mitarbeiter nun auch schon seine künftigen Ansprechpartner und erhält einen ersten Leitfaden für die Einarbeitung. Das Begrüßungsvideo muss nicht zwingend ein vorproduziertes Video sein. Über Video-Tools treten Sie mit Ihren Bewerbern direkt in den Dialog und beide Seiten sind dabei flexibel: Die Anfahrt zum Unternehmen entfällt, häufige Stressfaktoren wie Stau und Zeitdruck werden weitgehend ausgeschaltet und die Gesprächsatmosphäre ist entspannter.

Suchen Sie beispielsweise Promoter für Ihre Agentur, bietet sich auch hier eine Videokonferenz mit allen Teilnehmern optimal an: Aufgrund der häufigen räumlichen Distanz ist eine Einweisung in den neuen Nebenjob für die Bewerber eine flexible Lösung.

Ein videobasiertes Onboarding

Ein videobasiertes Onboarding schafft Transparenz und Struktur und begleitet Mitarbeiter Schritt für Schritt, wodurch diese schneller einsatzbereit sind und sich zeitnah erfolgreich in die entsprechenden Abläufe integrieren. Dies schafft im Gegenzug beim Mitarbeiter ein Gefühl der Arbeitszufriedenheit und verringert die Fluktuation. Denn ein gut strukturierter Onboarding-Prozess sorgt in erster Linie dafür, dass Mitarbeiter gerade zu Beginn seltener kündigen.

Dies wiederum verbessert das Employer Branding – nämlich wie das Unternehmen nach außen wahrgenommen wird – und steigert dessen Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt.

Wie sieht ein Sammel-Video-Onboarding konkret aus?

Wie Sie das Sammel-Video-Onboarding erfolgreich umsetzen, zeigen Ihnen ganz einfach die nachfolgenden Schritte.

Die Organisation

Richten Sie zuallererst einen Sammeltermin für die Videokonferenz über ein beliebiges Video-Tool ein. Je nachdem, welches Sie bereits für die interne Kommunikation im Unternehmen nutzen, kann das Skype, Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams, WebEx oder ein anderes sein. Wichtig für einen reibungslosen Ablauf der Videokonferenz ist, dass Sie bereits mit der Software vertraut sind und im Vorfeld ein paar Mal mit dieser gearbeitet haben. Anschließend laden Sie Ihre Teilnehmer aus dem Tool heraus zu dem Termin ein. Diese erhalten dann den Zugangslink per E-Mail.

Das Set-up

Achten Sie auf die Rahmenbedingungen. Hierzu zählen alle Faktoren, die Sie auch bei einem persönlichen Gespräch berücksichtigen würden. Dazu zählt beispielsweise, dass es in Ihrem Raum ruhig ist und Sie ungestört sind. Schalten Sie etwaige Ablenkungen wie Ihr Telefon auf stumm und E-Mail-Benachrichtigungen für die Dauer des Meetings aus. Im persönlichen Dialog oftmals selbstverständlich, sind diese Punkte im virtuellen Gespräch mindestens ebenso wichtig. Machen Sie sich auch Gedanken, was die Meetingteilnehmer sehen – in erster Linie natürlich Sie, aber auch den Hintergrund, vor dem Sie sitzen. Wählen Sie daher einen seriösen, farblich passenden Rahmen und halten Sie das Meeting besser nicht vor einer unruhig gemusterten Wand ab. Auch sollte Ihr Raum weder über- noch unterbelichtet sein.

Vergewissern Sie sich nicht zuletzt, dass Ihre Internetverbindung stabil ist und Ihre Webcam optimal funktioniert.

Vorstellung des Unternehmens

Starten Sie die Videokonferenz und stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor. Hierfür können Sie selbstverständlich bereits vorbereitete Präsentationen nutzen und auch andere Mitarbeiter Ihrer Firma zuschalten, wenn Sie diese vorübergehend in das Gespräch einbinden möchten.

Vorstellung der Mitarbeiter bzw. Bewerber

Nun haben die Meetingteilnehmer in der Videokonferenz Gelegenheit, sich selbst vorzustellen. Dies gibt zugleich Ihnen die Chance, auf gewisse Details zu achten. Wie drückt sich der Bewerber aus? Spricht er mit klarer und verständlicher Stimme oder klingt er eher leise und ein wenig unsicher? Ist der Bewerber so gekleidet, wie er auch zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch erscheinen würde? Da Sie den Menschen nicht in seinem gesamten Auftreten wahrnehmen können, lenken Sie Ihren Blick auf die Dinge, die Sie sehen. Dazu gehört auch die Umgebung des Bewerbers: Ist diese ordentlich und aufgeräumt, oder steht hinter ihm noch das Frühstücksgeschirr auf dem Tisch? Denn genauso wie Sie sollten auch Bewerber bei einer Videokonferenz auf einen neutralen, seriösen Hintergrund achten.

Die Onboarding-Timeline

Nun beginnt das eigentliche Vorstellungsgespräch bzw. der Video-Onboarding-Prozess. Gehen Sie hierbei auf die Unternehmenskultur ein, geben Sie den Teilnehmern eine klare Tätigkeitsbeschreibung an die Hand und kommunizieren Sie alle sonstigen wichtigen Informationen mit den Bewerbern oder Mitarbeitern. Die Struktur haben Sie im Vorfeld bereits ausgearbeitet und setzen diese nun um. Teilen Sie hierfür bei Bedarf Ihren Bildschirm mit den Teilnehmern, damit ihnen die Informationen auch visuell zur Verfügung stehen.

Rückfragen

Geben Sie sich und den Teilnehmern im Anschluss Gelegenheit, offene Fragen zu klären und gehen Sie auf individuelle Punkte ein. Auch Feedback findet hier Platz.

Verabschiedung

Haben Sie alles Relevante besprochen, verabschieden Sie sich von Ihren Teilnehmern und terminieren Sie bei Bedarf direkt das nächste Meeting über eine Videokonferenz.

Wie Sie das passende Personal anhand von Bewerbungen finden können, lesen Sie in unseren Artikel „Wie erkenne ich eine gute Bewerbung in der Promotionbranche?“ und „Was sagen Sedcard & Anschreiben über den Promoter aus?“. Eine Auswahl an Gratis-Tools für Videokonferenzen bietet die Plattform karrierebibel im Artikel „Videokonferenz kostenlos: 9 Online-Anbieter im Vergleich“.