Onboarding ist ein Fachbegriff aus dem Personalmanagement und lässt sich mit „an Board nehmen“ übersetzen. Gemeint ist damit die systematische Integration der neuen Mitarbeiter ins Unternehmen. Dazu gehört zunächst einmal die fachliche Einarbeitung. Darüber hinaus werden Aufgaben festgelegt, du lernst die Philosophie und Ziele des Unternehmens kennen und knüpfst soziale Kontakte zum Kollegium. Dieser Prozess beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und erstreckt sich in der Regel mindestens bis zum Ende der Probezeit.
In Zeiten der Corona-Pandemie und Homeoffice kommt dem Onboarding eine besonders große Bedeutung zu. Hier erfolgt die Einarbeitung und das Kennenlernen aus der Ferne – durch Telefonate, Videokonferenzen und Ähnliches. Ein erfolgreiches Onboarding ist sowohl wichtig für dich als neues Teammitglied als auch für die Chefetage. Denn es sorgt nicht nur bei Studenten für einen guten und effizienten Start in den neuen Job!
Die richtige Arbeitsausstattung stellt eine wesentliche Grundvoraussetzung dar, um deinen Job überhaupt erledigen zu können. Dies beginnt bei der Hardware. Die wichtigste Frage, die du zunächst klären solltest, lautet dabei: Bekommst du einen Laptop von der Firma gestellt oder benötigst du (zumindest vorerst) Deinen privaten PC? Stellt das Unternehmen dir darüber hinaus weiteres Equipment zur Verfügung, zum Beispiel einen Monitor, an den du den Laptop anschließen kannst? Gehört dazu auch ein passendes Kabel oder gar eine Docking-Station? Hast du darüber hinaus Anspruch auf weitere Hardware wie eine Computermaus oder ein Headset? All diese Fragen solltest du zu Beginn mit deinem Vorgesetzten bzw. deiner Vorgesetzten klären, damit du weißt, ob du eventuell noch etwas für deinen Arbeitsplatz zu Hause besorgen musst.
Neben der Hardware spielt natürlich auch die Software eine Rolle. Informiere dich, ob wichtige Programme, mit denen deine neue Firma arbeitet, bereits vorinstalliert sind. Falls dies nicht der Fall ist, erkundige dich, ob du bei der Installation Unterstützung erhältst – zum Beispiel von der IT-Abteilung.
Außerdem solltest du herausfinden, mit welchen Tools gearbeitet wird und wie du Zugriff auf deine E-Mails erhältst. Tipp: Lass dir eine Liste mit sämtlichen Benutzerkonten samt Passwörtern geben. So hast du deine Login-Daten stets parat.
Zum Onboarding gehört auch das Auseinandersetzen mit den allgemeinen Richtlinien. Dies betrifft unter anderem deine Arbeitszeit. Nähere Informationen hierzu hast du vermutlich bereits deinem Arbeitsvertrag entnommen. Doch es kann nicht schaden, hier noch einmal konkret nachzufragen. Gibt es vorgeschriebene Arbeitszeiten? Oder sind die diese flexibel? Und kannst du dir deine Pause(n) selbst einteilen und die Länge auch mal variieren?
In Bezug auf die Arbeitszeit gibt es auch die Frage zu klären, wie diese erfasst wird. Stellt die Firma hierfür ein Tool zur Verfügung? Oder trägst du deine Zeiten manuell ein?
Gerade am Anfang kann es sinnvoll sein, eine To-Do-Liste für die ersten Tage oder Wochen zu erstellen. Beziehe hierbei auch gern deinen Teamleiter bzw. deine Teamleiterin mit ein. Überlegt Euch, in welche Dokumente du dich einlesen solltest. Gibt es firmeninterne Ablaufstrukturen, die schriftlich festgehalten sind? Benötigst du noch bestimmte Fachkenntnisse, die dir die passende Literatur liefert?
Zudem solltest du einen Überblick über das Organigramm erhalten, um herauszufinden, welche Mitarbeitenden für welchen Bereich zuständig sind. Auf diese Weise erfährst du auch direkt, wer in welcher Situation dein Ansprechpartner bzw. deine Ansprechpartnerin ist.
Darüber hinaus gilt es, Näheres über die Kommunikationswege innerhalb des Betriebs zu erfahren. Findet der Austausch in der Regel über E-Mails statt, am Telefon oder per Videokonferenz? Oder gibt es hierfür eine spezielle Online-Plattform? Zu welchen Zeiten und auf welche Weise finden Meetings statt? Mit welchem Tool arbeitet die Firma hier? Und musst du hierfür etwas vorbereiten oder gegebenenfalls im Anschluss ein Protokoll erstellen?
Nicht zu missachten beim Onboarding – auch im Homeoffice – ist die soziale Ebene. Die oft übliche Vorstellungsrunde, bei der du durch alle Abteilungen geführt wirst, fällt aufgrund der Corona-Pandemie natürlich weg. Doch das muss nicht zu deinem Nachteil sein. Stattdessen kannst du deinen Chef bzw. deine Chefin fragen, ob es ein Begrüßungs-Meeting gibt. Ist dies nicht geplant, kannst du ein solches Meeting vorschlagen, um dir den Einstieg zu erleichtern und deinen neuen Kollegen und Kolleginnen die Möglichkeit zu geben, dich etwas besser kennenzulernen.
Zusätzlich oder alternativ dazu kannst du auch eine E-Mail an die Belegschaft schicken. Darin schreibst du kurz etwas zu deinem Werdegang und streust auch ein bisschen Privates ein. Bitte deine Kollegen und Kolleginnen darum, dir eine kurze Antwort zu schreiben, um deinerseits etwas über sie zu erfahren.
Was viele Menschen im Homeoffice am meisten vermissen, sind die persönlichen Gespräche mit den Kollegen und Kolleginnen – sei es in der Mittagspause, beim Kaffeeholen oder bei einem Feierabend-Drink in der Kneipe nebenan. Hier gilt es, das Beste aus der Situation zu machen und sich nach Alternativen umzusehen.
Einige Firmen haben beispielsweise gemeinsame Online-Breaks eingeführt, bei denen du dich mit deinen Kollegen und Kolleginnen beim Mittagessen vorm Bildschirm austauschen kannst. Erkundige dich, ob dein Unternehmen etwas dergleichen anbietet. Ist dies nicht der Fall, kannst du auch selbst aktiv werden. Lade beispielsweise zu einem virtuellen privaten Treffen nach Feierabend ein. Alle, die Lust haben, können online dazustoßen.
Wir wünschen dir viel Erfolg beim Start in den neuen Job im Homeoffice!
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